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Elektronische Akten & Archive

Mit der Zunahme der elektronischen Kommunikation und der Bearbeitung digitaler Dokumente hat sich in der Verwaltung eine Parallelwelt von Papierakten und elektronisch abgelegten Informationen etabliert. Dieser Zustand muss dahingehend bereinigt werden, dass Papierakten der Vergangenheit angehören und somit eine moderne effiziente Verwaltungstätigkeit (eGovernment) Einzug findet.

Die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung (eVA.SAX) in der sächsischen Staatsverwaltung ermöglicht  den Behörden, die bisher papierbezogenen Prozesse künftig konsequent elektronisch abzubilden. Im Freistaat Sachsen wird die Einführung mit dem Produkt VIS.SAX vollzogen.

Dazu wurde im Unternehmensbereich "IT Betrieb" des SID eine landeseinheitliche Plattform eVA.SAX aufgebaut, die den Behörden des Freistaates Sachsen die Nutzung der elektronischen Vorgangsbearbeitung sicherstellt. Diese Plattform wird entsprechend den Anforderungen stetig erweitert und erfüllt somit immer den neuesten Stand der Technik. Der Einsatz der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung mittels dieses einheitlichen Landessystems befördert die Einheitlichkeit, erleichtert die ressortübergreifende Zusammenarbeit und senkt die Kosten der Systemanpassung und des Betriebes.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung ist die sichere und rechtskonforme langfristige Aufbewahrung der elektronischen Akten. Die Notwendigkeit eines elektronischen Staatsarchivs ergibt sich zum einen aus dem gesetzlichen Auftrag des Sächsischen Staatsarchivs und zum anderen aus dem fortschreitenden Ausbau der IT in der sächsischen Verwaltung.

Auch dafür wurde im SID eine Infrastruktur el_sta (elektronisches Staatsarchiv) geschaffen, um elektronisches Archivgut fachgerecht und dauerhaft nach dem Referenzmodell Open Archival Information System (ISO Norm 14721:2003) zu speichern.

Aufgabenschwerpunkte

  • Bereitstellung einer performanten und redundanten Infrastruktur eVA.SAX und el_sta
  • Sicherung des gesamten Datenbestandes und Aufbewahrung an getrennten Standorten
  • Sicherstellung des Betriebes bis zur Behörde
  • Aktualisierung der Software (Betriebssystem und Verfahrenssoftware)
  • Stetiger Ausbau der Plattform
  • Sicherstellung des 2nd Level Support und Koordinierung des 3rd Level Support

Zielgruppen

  • Behörden und Kommunen des Freistaates Sachsen
  • Sächsische Staatarchiv

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Ansprechpartner

Fachbereich Verfahrensbetrieb

Renate Bachmann

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